向客户提供服务时，差旅、运输、住宿或软件等支出有时会由客户承担。把这些支出写成“报销费用”，并不决定它们的增值税（BTW）处理方式。开票前，应先确认费用由谁发生、属于哪项服务，以及双方约定的价格。

1. 把所有报销都当成免税代垫款

以自己名义采购、再向客户收取的费用，通常属于自己提供服务的收费。作为主营服务一部分的附带费用，一般跟随该服务的增值税处理。

真正以客户名义、由客户承担的代垫款（doorlopende posten），符合条件时不计入自己的增值税计税金额。例如代客户支付的某些许可费或地籍登记费。应保存客户抬头及代付依据，而不只是单独列一行“报销”。参见税务局：代垫款及不计征 BTW 的情形。

2. 直接照搬供应商发票上的税率

供应商向您提供的服务，与您向客户提供的服务，可能不是同一种交易。不能因为酒店或交通票据上使用某个税率，就把同一税率照搬到客户发票上。

应先判断转收费用是主营服务的一部分，还是独立供应；跨境、免税和反向征税交易还须按各自规则处理，不能一律加收 21%。

3. 混淆报价与进项税抵扣

向客户收多少钱由合同和报价约定决定；企业能否抵扣采购中的 BTW，则取决于税务条件。这是两件事。

例如，采购支付 €121，其中 €21 为可全额抵扣的 BTW，企业净采购成本为 €100。若双方约定按净成本转收，而且该收费适用 21% BTW，则向客户收取 €100 加 €21 BTW。这里不是“退税两次”：一笔是采购进项税，一笔是销售销项税。

4. 忽略不能抵扣的采购税

并非所有已支付的 BTW 都可抵扣。不可抵扣的税款可能构成实际成本，报价时应一并考虑；但成本是否包含税款，不会自动决定向客户开票时的税率。参见进项税抵扣条件及例外。

5. 发给客户凭据后，自己没有留档

向客户提供费用证明时，应确保自己的账务中仍有完整、可读且可核验的记录。普通发票一般保存 7 年，不动产相关发票及 OSS 相关记录适用 10 年要求；符合条件的数字存档可以使用，并非一律需要纸质原件。参见发票保存要求。

实际操作顺序

先在报价中约定哪些费用由客户承担，再核对采购凭据和进项税抵扣权，最后按实际交易性质开票。将采购、向客户转收的费用以及付款记录对应保存，能使后续核对更清楚。